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形骸化した社内SaaSアカウント管理方法を刷新しました!

Date
2021/9/16
Type
Note
こんにちは!情シス支援サービス「シスクル」のDXER株式会社でコーポレート担当をしているササキです。
今回は、「アカウント管理のその後」についてです。以前noteで公開したアカウント管理の運用を刷新したので、その内容について書いてみました!
それでは早速いってみましょー!
 
目次 1. ■運用改善のための5つの方法 2. ①入社受け入れ業務を整備 3. ②申請が必要なのは「新しく登録するもの」だけ 4. ③「事後報告」も可能のルールに 5. ④申請フォームをSlackワークフローに 6. ⑤退職業務を整備 7. ■情報の入り口を押さえることが大事 8. ■「情シスが来る」サービス好評です! 9. Twitterもあります

■運用改善のための5つの方法

弊社のアカウント管理は、次のように実施していました。
①「アカウント申請フォーム」をGoogleフォームで作り窓口を一本化する
しかし、この管理方法では
・フォームから逐一申請するのが面倒で利用されない
という理由から、全然ワークしなくなってしまいました…。
このままでは棚卸しに負荷がかかり、アカウント管理がうまくできなくなってしまうため、運用をいくつか改善しました!

①入社受け入れ業務を整備

まず1つ目に実施したことは、「入社受け入れ業務の整備」です。
これまでの棚卸し作業で、アカウント付与が発生するタイミングの9割が入社時であることが明確になりました。
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つまり、入社時に付与するアカウントが整理されていれば、ほとんど漏れなく管理できる状態になります!
入社受け入れ業務の具体的な内容についてはこちらのnoteで取り上げていますので、よかったら参考にしてください!

②申請が必要なのは「新しく登録するもの」だけ

2つ目に、申請するものを「新しく登録するツールだけ」に絞りました。
これまでの運用では、
・新しく利用したいSaaSがある時
にフォームでの申請が必要でした。
しかし、何度か棚卸しをしていくと「既に利用しているツールのアカウント情報は棚卸しで全て確認できる」ことに気がつきました。そこで、思い切って既存ツールのアカウント申請は不要にして、「新しく登録するもの」だけを申請必須としました。
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申請が必要な条件をシンプルにしたので、申請ハードルを下げられたと思います!

③「事後報告」も可能のルールに

3つ目に実施したことは、「申請ルールの緩和」です。
これまでは、「必ず利用者は事前に申請をして、担当者がアカウントを作成し利用者に展開する」というルールで運用していました。しかし、弊社はほとんどが業務委託メンバーのため、稼働時間がバラつきやすく、どうしても事前申請型の運用がマッチしなかったのです。
「事後報告」も可能にすることで、業務に支障が出ない形で運用できるように改善しました!

④申請フォームをSlackワークフローに

4つ目に実施したことは、「申請ツールの移行」です。
これまでは、Googleフォームを使って申請フォームを作成していましたが、今回からSlackのワークフロービルダーに移行しました。
弊社はSlackをメインのコミュニケーションツールとしているため、申請方法をシームレス化できました。Google関連のファイルでありがちな「あのファイルどこにあるっけ?」というプチストレスもなくなります。笑
移行に併せて、フォームの設問もコンパクトにしたり、擬人化して遊び心を入れるなどして、フォームが利用しやすくなるように工夫を重ねました。ちなみに、弊社の情シス担当はサリーちゃんといいます。笑
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⑤退職業務を整備

5つ目に実施したことは、「退職業務の整備」です。
申請が漏れる原因のほとんどが入社のタイミングでしたが、退職タイミングでも1割弱発生していました。
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退職したメンバーのアカウントが削除されず、そのまま残されていたのです。
そこで、入社時と同じように退職時の業務も整理し、フロー化することにしました!退職時にアカウントの削除を正しく実施することで、セキュリティの確保と無駄な経費発生を防ぐことができます。

情報の入り口を押さえることが大事

アカウント管理をやり始めた時よりも、かなりシンプルな運用に改善できました!
今回の運用改善は、次の3つが大事なポイントでした。
①入社と退社で発生するアカウントを把握する
この運用に変更してからも、既に更なる改善ポイントが見え始めてしまっています…。笑それについては、また次回以降のnoteで紹介したいと思います!
 
 

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